Процесс планирования и распределения собственного времени называется тайм-менеджмент. Разработать стратегию ежедневной жизни под силу любому, кто немного знаком с принципами тайм-менеджмента. Основные техники тайм-менеджмента и его базовые принципы далее в этой статье.

Определение тайм-менеджмента

Впервые определение тайм-менеджмента было дано в работах экономиста Питера Друкера. По его словам, менеджмент начинал бы выходить за рамки в тех коммерческих организациях, где руководство смогло бы организовать правильное производство вещей.

В результате, тайм-менеджмент выступает в качестве техник и особых методик, которые позволяют управлять временем. Иными словами, подобное является некоторой самоорганизацией и управлением, сначала самим собой, а затем компанией. Поэтому тайм-менеджмент способен помочь человеку или организации правильно распланировать свой день, составив план. В результате, происходит существенная экономия времени.

К примеру, мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда вам поручили слишком много работы, а вам действительно сложно начать с чего-то. В этой ситуации потребуется правильно расставить приоритеты. Именно благодаря, к примеру, матрицы Эйзенхауэра вам удастся разобраться с тем, какие цели являются сложными, важными и срочными, а какие будут попросту отвлекать и могут быть отложены в долгий ящик.

Чем больше того, что вы задумали вам, удастся сделать, тем выше качество работы. Учитывая особые условия работы с информацией, а также ускорения времени, благодаря четкого распределения временем позволит сохранять фокус на важных целях и достигать всего, что было вами задумано.

Главные принципы тайм-менеджмента

Большинство существующих методов по управлению временем включают в себя три ключевых компонента: выставление приоритета, планирование и структурирование.

• Выставление приоритетов. Для выполнения какой-то задачи потребуется четко определиться с тем, насколько она срочна и сложна. Только затем вы можете начать выполнять ее, чтобы добиться хорошего результата.
• Планирование. Для выполнения поставленных вами задач требуется четко осознавать, когда потребуется это сделать и сколько времени потребуется затратить на то, чтобы достичь результата.
• Структурирование. Для выполнения задачи важно понимать, каким образом можно отследить их выполнение и получение результатов.

Большинство имеющихся техник ведения тайм-менеджмента считают своей опорой именно выставление приоритетов и структурирование, а лишь небольшая часть методов выставляют на первый план сложную комбинацию всех имеющихся принципов.

Основные Техники тайм-менеджмента

Если вы действительно хотите выполнить свою работу качественно и в срок, то потребуется руководствоваться имеющимися в практике методами ведения тайм-менеджмента. Помните, что если вы не научитесь правильно их использовать в жизни, то результат от работы будет заставлять вас ждать, а качество ее выполнения действительно начнет «страдать». Только сразу следует оговориться, что важно изучить каждый из имеющихся методов, чтобы иметь представление о них и лишь затем выбрать тот, который подойдет именно вам. Только в таком случае удастся работать качественно, не распыляясь на не срочные и не важные дела и занятия. Имейте это ввиду, когда выбираете тот или иной метод построения тайм-менеджмента.

Постановка матрицы Эйзенхауэра

Данная методика ведения тайм-менеджмента представляет собой систему ведения дел и расставления приоритетов, которая была разработала 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэра в 20 веке. Каждое из текущих и будущих дел необходимо распределить по четырем категориям имеющейся матрицы. Все будет зависеть от их срочности выполнения и важности. Конечно, матрицей воспользоваться будет по началу довольно сложно, но правда, потом придется постоянно к ней возвращаться, если вас заваливаем работой или домашними делами. Если вы будете знать правила пользования данной матрицей, то проблем с распределением времени и выставлением приоритетов у вас не должно возникать.

Итак, чтобы понять матрицу Эйзенхауэра, потребуется разделить лист бумаги на четыре части. Каждая из них будет содержать задачи, требующие выполнения. «Важно и срочно». В представленном квадрате содержится все то, на что у вас установлен дедлайн. К примеру, важно окончить работу к определенном сроку, оговоренному в договоре, а также направить черновик диссертации своему руководителю. В случае, если вы не выполните данные дела вовремя, то это может привести к проблемам.

• «Важно и срочно». Эта зона внимания еще называется тушением пожара. Дела из этой зоны мы вынуждены делать в первую очередь, но нужно переносить своё внимание на следующий квадрат.
• «Важно и не срочно». Подобные дела приходится заранее планировать. У них отсутствует крайний срок, который потребуется для того, чтобы вам расти. К примеру, посетить тренажерный зал, начать изучать иностранные языки, просмотреть лекцию. Подобные дела необходимо планировать заранее, чтобы вы их не потеряли. Это наиважнейший квадрат для вашего внимания.
• «Неважно и срочно». Такие задачи необходимо делегировать. Представляют собой рутину, которую приходится выполнять теми, кто еще не имеет достаточного профессионализма. К примеру, делегирование работы по выкладке постов в блоги, приготовление еды, оформление рассылки для сотрудников и прочее. Именно при помощи делегирования вам удастся освободить время для наиболее важного дела или задач.
• «Неважно и не срочно». Их нужно попросту удалить. Подобные занятия не несут в себе никакой пользы, а лишь отвлекают от реализации какого-то более важного дела. К примеру, просмотр постов в сети, игра в компьютерные игры, просмотр сериалов и прочее.

Обратите внимание, что представленный метод является одним из самых простых в реализации, если вы поймете суть его структурирования. Другие методики могут потребовать от вас больших знаний и навыков, чтобы добиться качественного исполнения работы. Поэтому, если вы еще не знаете, как правильно выстраивать тайм-менеджмент, то начните именно с методики Эйзенхауэра. К слову, это был президент, который всегда знал как и почему должна быть сделана та или иная задача.

Правило Парето

Данное правило известно всем экономистам. Оно легко для восприятия, поэтому специалисты в области тайм-менеджмента начали применять его на практике.

Суть правила Парето заключается в том, что 20% усилий, которые мы закладываем в работу могут дать 80% положительного итога, а оставшиеся 80% усилий представляют лишь 20% результата.

В результате, если перед вами поставлены сложные и ответственные дела, то им следует отдать порядка 20% от всего своего времени. Причем важно сделать подобную работу в пик вашей активности.

Если вы страдаете от того, что слишком много времени тратите на разговоры, то также можете применять правило Парето. Каждый четвертый из пяти разговоров или переписок не будет содержать полезной информации. Поэтому, эффективно применяя тайм-менеджмент, необходимо ограничить время на общение, к примеру, на звонки и переписку оставить не более часа в течение рабочего дня.

Правило отлично работает, если соблюдать его четко и без решения немного приукрасить. Только в полной отдаче можно получить хорошие результаты от правила Парето.

POMODORO

Метод «помидора» предложен Франческо Чирилло в 1980-х году. Целью подобного метода выступает осуществление работы небольшими этапами. К примеру, на основную деятельность вы закладываете 30 минут, а затем 10 минут попросту отдыхаете. В процессе перерыва важно полностью переключиться. Подобный алгоритм требуется повторять до четырех раз (по словам Чирилло «съесть все помидоры). Затем потребуется сделать большой перерыв для полноценного отдыха. В качестве инструмента, который поможет осуществить цель метода, выступает обычный таймер (в свое время Франческо использовал кухонный таймер в виде помидора, поэтому отсюда пошло наименование известного метода).

У данного метода есть несколько правил, соблюдая которые вам удастся продуктивно работать:

1. Сделайте выбор в пользу приоритетной задачи. Именно на нее нужно заложить как можно больше времени.
2. Сконцентрируйтесь на единственном деле. Конечно, может показаться, что вам удается справляться со всем сразу, но это не так. Помните, что как только вы завершили выполнение одной задачи необходимо приступать к выполнению следующей. Браться сразу за несколько – значит вредить самому себе.
3. Нет времени на то, чтобы отвлекаться. Помните, что когда вы работаете, то вы работаете. Отдых будет позднее.
4. Не стремитесь успеть все. Если вы завели таймер на 20-30 минут, то это вовсе не означает, что требуется сразу выполнить свою задачу. Она может быть разделена на части.
5. Не забывайте о перерывах. В их отсутствии невозможно качественно выполнять свою работу.
6. Регулируйте нагрузку. Следует приноровиться, а лишь затем выстраивать время на выполнение работы. К примеру, вам не удается сделать работу за 20 минут, а в течение 10 минут отдыхать. Тогда подстраивайтесь под свой «личный временной график».

Правило 10 минут

Суть правила сводится к тому, что вы засекаете 10 минут постоянно, когда уверены, что не способны решить какую-то проблему. В случае, если вам действительно не удается достигнуть успеха, то вы становитесь на «стоп»: пьете воду, идете на прогулку.

Подобная техника подходит тем, кто считает, что в случае, если он не может сделать что-то, следовательно, он не достоин отдыхать. Но это вовсе не так. Ведь в процессе перерыва наш мозг начинает перестраиваться, иначе думать и к нам приходят новые идеи, которые идут на пользу всему делу.

Обучение тайм-менеджменту

В современном мире человек должен все успевать и даже больше. Для этого не достаточно просто хорошо спланировать свой день, чтобы понимать, куда ты затратишь тот или иной временной отрезок. Освоить тайм-менеджмент — это значит уметь анализировать задачи по уровню сложности и приоритетности, осознавать, что необходимо выполнить в первую очередь, а что отложить на чуть позднее время.

Поэтому осваивать тайм-менеджмент необходимо, если вы хотите:

• Получить успехи в бизнесе;
• Решить проблемы с опозданием;
• Качественно выполнять свою работу;
• Научиться полноценно отдыхать.

Существует мнение, что если человек ничего не успевает, то он не живет. И это действительно правда. Ведь в случае, когда у вас не остается время на достижения личных задач, проведения досуга с семьей, то вы отстаете от окружающих. В этой ситуации начинаете «закапываться» в проблемах, невозможности решиться на что-то новое, ведь вы еще со старым не решили.

В результате, у каждого, кто начинает учиться тайм-менеджменту, возникает четкая стратегия управления собственным временем. Больше не приходится «с жадностью» бросаться на все задачи, которые ставит перед нам руководство. Мы четко понимает, что сделать в первую очередь, чтобы оставаться профессионалом.

Именно поэтому, если вы хотите правильно выстраивать свой день, уметь выставлять цели и задачи в течение рабочего времени по уровню приоритетности, то важно такому навыку учиться. К примеру, посещать семинары или лекции специалистов изучающих тайм-менеджмент или самостоятельно изучать вопрос, который имеется в большинстве известных учебных материалах.